Zelf een zakelijke e-mailhandtekening instellen: handige tips & voorbeelden
Elke e-mail sluit je af met een e-mailhandtekening. Tenminste, als het goed is. En daarin kun je meer kwijt dan alleen je naam en telefoonnummer. Zie je handtekening als een visitekaartje, dat zichtbaar is bij elk bericht dat je verstuurt. Dat komt professioneel over én levert je soms zelfs extra klanten, downloads, bestellingen of social-media-volgers op. Maar hoe ziet een goede zakelijke e-mailhandtekening eruit? Wij laten het je zien. Met handige tips en voorbeelden uit de praktijk!
Wat is een e-mailhandtekening?
Een e-mailhandtekening is de tekst, inclusief eventuele foto’s en logo’s, waarmee je elke e-mail afsluit. Deze handtekening verschijnt automatisch bij elke e-mail die je verstuurt. Hierin staan bijvoorbeeld je naam, functie, telefoonnummer en bedrijfslogo. Zo ziet de ontvanger in één oogopslag wie jij bent en hoe hij je kan bereiken. Ook kom je met een goede handtekening professioneel en betrouwbaar over.
Waarom is een zakelijke e-mailhandtekening belangrijk?
Elke e-mail die je verstuurt is een kans om jezelf als merk te presenteren. Net zoals de domeinnaam waarmee je mailt (wat er achter het apenstaartje staat in een zakelijk mailadres als hallo@jouwbedrijf.nl), de manier waarop je schrijft en je out-of-office-bericht tijdens vakanties, zegt je handtekening iets over jou en je bedrijf.
Bovendien is een goede e-mailhandtekening zakelijk interessant. Wie weet kun je mensen via je handtekening verleiden om bijvoorbeeld een e-book te downloaden, je snel te volgen op Instagram of je vers-van-de-pers-boek te bestellen.
Om deze redenen mag een goede zakelijke handtekening niet ontbreken onder jouw e-mail:
- Het geeft je een professionele uitstraling als je niet met platte tekst afsluit.
- De ander weet precies wie jij bent, wat je doet en waar je voor staat. Dat is ook handig als de ontvanger jou nog niet kent.
- Je maakt je merk er extra zichtbaar mee.
- Soms levert het extra sales, nieuwsbriefabonnees of social-media-volgers op.
- Je kunt hier ook praktische informatie geven, zoals de dagen waarop je werkt.
- Het draagt bij aan consistente branding als je binnen een groter bedrijf werkt.
Ook goed om te weten: 89,9% van de e-mailgebruikers heeft een e-mailhandtekening. Sterker nog: 8,6% van de e-mailgebruikers heeft zelfs meerdere handtekeningen (tot wel 10 verschillende). Kortom: ook jij mag niet achterblijven.
Wat staat er in een professionele e-mailhandtekening?
In een professionele e-mailhandtekening staan minimaal deze onderdelen:
- een afsluiting;
- je naam en functie;
- je contactgegevens;
- je website-URL;
- social-media-iconen;
- een call-to-action.
Laten we die onderdelen een voor een bekijken:
1. Een afsluiting
Ten eerste sluit je je e-mail natuurlijk af met een groet. Dat kan van alles zijn. In Nederland is ‘Met vriendelijke groet’ het meest gangbaar, maar je kunt ook kiezen voor iets formelers of juist informelers. Het hangt er maar net van af wat je wilt uitstralen. Zo komt ‘Groet’ iets informeler over. En kies je voor ‘Hoogachtend’, dan laat dat juist weer meer afstandelijkheid zien.
Ook leuk: kies voor iets creatievers. Zo heb ik voor mijn eigen e-mailhandtekening gekozen voor ‘Met vrolijke groet’, omdat mijn blog ook Vaker Vrolijk heet. Ook ben ik weleens ‘Zonnige groet’ ben ik weleens tegengekomen bij een zonnepanelenleverancier. Als je iets leuks kunt bedenken, is dat dus zeker welkom. Zolang het maar wel professioneel overkomt en niet te popiejopie wordt.
Zie hier het voorbeeld van mijn e-mailhandtekening:
2. Contactgegevens
Je wilt natuurlijk dat de ontvanger je kan contacten. Telefonisch, via e-mail of soms per post als dat nodig is. Daarom mogen contactgegevens niet ontbreken onderaan je e-mailbericht. Het verschilt per persoon en per organisatie welke gegevens je hier opneemt. Noem natuurlijk in elk geval je naam. Vaak zie je daarnaast een e-mailadres en telefoonnummer staan. Wil je juist absoluut niet gebeld worden door elke willekeurige ontvanger? Dan kun je het nummer ook bewust weglaten.
Sommige mensen nemen daarnaast hun adres op in de e-mailhandtekening. Dat doe je over het algemeen alleen als je soms klanten op locatie ontvangt of als mensen je postadres moeten kennen. Dat is bijvoorbeeld cruciaal als je een winkel hebt of een eigen horecalocatie. Dan wil je natuurlijk dat mensen je weten te vinden. Verleen je online diensten en is het vooral niet de bedoeling dat mensen spontaan bij je aanbellen? Houd je adres dan vooral lekker voor je.
3. Website-URL
Verder wil je natuurlijk dat de ontvanger even op je website spiekt. Daarom moet ook de website-URL absoluut in je handtekening staan. Vergeet ook niet de URL klikbaar te maken, zodat mensen daadwerkelijk geneigd zijn een kijkje te nemen.
4. Social-media-iconen
Ben je met je bedrijf actief op Instagram, Facebook, TikTok, YouTube of andere social media? Dan is je e-mailhandtekening dé plek om de ontvanger daarop te wijzen. Het mooiste is als je social-media-iconen in je handtekening plaatst, die linken naar de verschillende social-media-profielen. Heb je daarnaast een persoonlijk LinkedIn-profiel? Dan is je e-mailhandtekening ook een goede plek om mensen op jouw LinkedIn-profiel te wijzen.
Tip: spoor mensen aan
Zet wel bóven de social-media-iconen iets als ‘Volg ons ook op:’. Dat moedigt extra aan om iets met die knoppen te doen.
5. Call-to-action
Een call-to-action zet de lezer aan tot actie. Dit is dan ook een goede kans om de ontvanger iets te laten doen waar jij nou net op zit te wachten. Je boek bestellen bijvoorbeeld. Of een gratis e-book downloaden. Of alvast een kennismaking inplannen via Calendly.
Er zijn allerlei opties te bedenken. Houd het in elk geval bij één call-to-action die op dat moment bij je past. Pas de call-to-action desnoods regelmatig aan als je net een nieuw product hebt gelanceerd of een ander gratis aanbod hebt. Dit zijn een paar voorbeelden van mogelijke call-to-actions:
- Bekijk onze aanbiedingen.
- Download mijn gratis e-book.
- Lees onze nieuwste blog.
- Abonneer je op de nieuwsbrief.
- Plan alvast een gratis kennismaking in.
- Benieuwd wat je kunt lenen? Bereken jouw maximale hypotheek.
- Goede fotograaf nodig? Bekijk mijn portfolio.
- Benieuwd hoe ik jou kan helpen? Spiek bij mijn aanbod.
Tip: gebruik meerdere e-mailhandtekeningen
Heb je twee bedrijven, of werk je als freelancer en mail je daarom soms vanuit een ander bedrijf? Dan is het slim om meerdere e-mailhandtekeningen aan te maken. Zo kun je altijd de juiste e-mailhandtekening kiezen per ontvanger.
Via POP3 of IMAP kun je namelijk e-mail vanuit verschillende mailboxen alle ontvangen e-mails naar één inbox doorsturen. Reuze-handig. Maar dan is het natuurlijk wel zo fijn als je steeds de juiste handtekening erbij kiest. Gelukkig is dat makkelijk te regelen via de meeste e-mailprogramma’s.
In Gmail stel je extra handtekeningen in via Instellingen > Alle instellingen bekijken > Handtekeningen. Daarbij kun je ook instellen dat automatisch voor een bepaald e-mailadres een bepaalde handtekening onder de e-mail verschijnt. Zo heb je daar zelf geen omkijken naar.
Mail je via Outlook? Dan ga je naar Bestand > Opties > E-mail > Handtekeningen en maak je meerdere profielen aan. Bij het opstellen van een e-mail wissel je eenvoudig tussen de opgeslagen handtekeningen.
Hoe moet een professionele e-mailhandtekening eruitzien?
Een professionele e-mailhandtekening sluit natuurlijk naadloos aan bij de huisstijl van je bedrijf. Gebruik de kleuren die en het lettertype dat je altijd gebruikt, en voeg ook je bedrijfslogo eraan toe. Een foto van jezelf maakt het eventueel nog persoonlijker.
Werken er meerdere mensen in je organisatie? Zorg dan dat elke collega dezelfde handtekeningopmaak gebruikt. Consistentie in handtekeningen komt wel zo professioneel over.
Verder is het volgende belangrijk om je professionele e-mailhandtekening netjes op te maken:
- Stel de afmetingen van afbeeldingen correct in, zodat je foto of logo niet te groot en niet te klein in beeld verschijnt. Verklein eventueel je afbeelding via de online tool Compress JPEG.
- Houd over het algemeen maximaal 600 pixels breedte aan voor je totale handtekening. Een smalle e-mailhandtekening is het handigst, omdat je zo voorkomt dat e-mailprogramma’s op mobiele telefoons je handtekening aan de zijkant afbreken.
- Zorg dat het er visueel netjes uitziet. Zet niet alleen maar platte tekst onder elkaar.
- Test je handtekening op desktop, tablet en telefoon. Kijk of het er ook op kleinere schermen nog goed uitziet.
- Controleer ook of de handtekening correct werkt in verschillende e-mailprogramma’s.
- Gebruik liever geen opsommingstekens. Sommige e-mailprogramma’s geven die anders weer dan de bedoeling is.
- Verstuur een paar testmails naar verschillende e-mailadressen van jezelf of van collega’s, zodat je zeker weet dat de handtekening goed overkomt.
Hoe stel je een e-mailhandtekening in?
Gelukkig hoef je de handtekening niet handmatig aan elk e-mailbericht toe te voegen. Je kunt eenvoudig zelf een e-mailhandtekening instellen, die dan onder iedere verstuurde e-mail verschijnt. Hoe dat werkt, verschilt per mailprogramma. We laten het je zien.
E-mailhandtekening maken in Outlook
Open Outlook en klik rechtsboven op Bestand. Ga naar Opties en klik vervolgens op E-mail. Doorloop daarna de volgende stappen:
- Klik op Handtekeningen om het handtekeningvenster te openen.
- Klik op Nieuw en geef je handtekening een naam.
- Typ je handtekening in het tekstvak en pas de opmaak naar wens aan.
- Kies bij Standaardhandtekening voor welk account je de handtekening wilt gebruiken.
- Stel in of de handtekening verschijnt bij nieuwe berichten, bij antwoorden of bij beide typen berichten.
- Klik op OK om op te slaan.
E-mailhandtekening maken voor Outlook.com
Heb je een online account voor Outlook? Dan werkt het maken van een e-mailhandtekening net even anders:
- Ga naar Outlook.com en log daar in.
- Klik op het tandwiel rechtsboven op de pagina. Kies daar voor Meer e-mailinstellingen.
- Klik links bij E-mail schrijven op Opmaak, lettertype en handtekening.
- Typ in het tekstvak onder Persoonlijke afsluiting je handtekening, inclusief de eventuele opmaak.
E-mailhandtekening maken in Gmail
Open Gmail en klik rechtsboven op het tandwiel. Kies Alle instellingen bekijken om het instellingenmenu te openen. Ga daarna als volgt te werk:
- Scrol naar beneden tot je Handtekening ziet.
- Klik op Nieuwe handtekening maken en geef de handtekening een naam.
- Typ je handtekening in het tekstvak en pas de opmaak aan.
- Kies onder Standaardinstellingen voor handtekening bij welke e-mails de handtekening verschijnt.
- Stel in of de handtekening geldt voor nieuwe e-mails, voor antwoorden of voor beide typen e-mails.
- Klik op Wijzigingen opslaan.
E-mailhandtekening maken in Apple Mail
Open de Mail-app op je Mac en ga naar Mail in de menubalk. Klik op Instellingen en selecteer het tabblad Handtekeningen.
- Kies links het e-mailaccount waarvoor je een handtekening wilt maken.
- Klik op het plusteken om een nieuwe handtekening toe te voegen.
- Typ je handtekening in het tekstvak rechts en pas de opmaak naar wens aan.
- Vink Willekeurige volgorde uit als je altijd dezelfde handtekening wilt gebruiken.
- Stel via het dropdownmenu in welke handtekening standaard verschijnt bij nieuwe e-mails.
Voorbeeld zakelijke e-mailhandtekening
Nu ben je vast benieuwd hoe een steengoede e-mailhandtekening er zoal uit kan zien? We laten het je graag zien met een voorbeeld van een e-mailhandtekening.
Voorbeeld 1
Voor mijn werk als freelance tekstschrijver heb ik de onderstaande handtekening. Daarin staan mijn belangrijkste contactgegevens (e-mailadres en telefoonnummer), mijn functie en een call-to-action om te spieken op mijn website. Ook mijn logo staat in de handtekening om meer aandacht te trekken. Een foto toevoegen staat nog op mijn lijstje. Zo maak je een handtekening iets persoonlijker.
Psst, hebben we je aandacht?
Sta jij in de startblokken om je professionele e-mailhandtekening in te stellen? Pak het dan meteen 100% goed aan en regel ook direct jouw zakelijke e-mailadres. Dat is al binnen 2 minuten gefixt via Hostnet. Je kunt vanaf € 0,- per maand bij ons terecht voor jouw professionele e-mailadres, inclusief 7 dagen per week support.
Lees verder
Meer weten over inboxen, IMAP en POP? Spiek dan ook eens bij deze artikelen:
- Gratis e-mail aanmaken: de 7 beste e-mailproviders vergeleken
- Wat is e-mail hosting? [Uitgebreide gids]
- Welke soorten mailadressen heb je nodig?
Veelgestelde vragen
Hoe kun je je e-mailhandtekening wijzigen?
Je kunt je e-mailhandtekening eenvoudig aanpassen via het e-mailprogramma waarmee je werkt. Als je gaat naar het veld waar je de handtekening hebt ingevuld, dan kun je de handtekening daar ook weer wijzigen.
Hoe kun je een e-mailhandtekening automatisch toevoegen?
Als je via de juiste instellingen in Gmail, Outlook of Apple Mail je handtekening instelt, dan verschijnt hij automatisch onder elk e-mailbericht dat je verstuurt. Je hoeft daar dan niet iets voor te doen.
