Hoe stel je een goed out of office-bericht in? Mét direct toepasbare voorbeelden

Romy Veul

15-05-2026

11minutenleestijd

E-mail

Als je plannen hebt om onder een palmboom of op de camping te relaxen, wil je natuurlijk niet door je collega’s gestoord worden. Gelukkig kun je met een out of office-bericht laten weten dat jij van je welverdiende vakantie geniet en dus vooral niet in je inbox kijkt. Maar een goed afwezigheidsbericht bevat meer dan alleen een korte melding dat je je e-mails niet checkt. Wij laten je met handige tips en voorbeelden van out of office-berichten zien hoe je een bericht schrijft dat de ontvanger echt verder helpt.

Wat is een afwezigheidsbericht?

Laten we beginnen bij het begin: een afwezigheidsbericht is een automatische e-mailreactie waarin staat dat je met vakantie, met verlof of ziek bent en vanaf wanneer je weer bereikbaar bent. Ook zet je in zo’n out of office-bericht vaak informatie over wat mailers kunnen doen als ze toch om een reactie verlegen zitten. Je kunt de afzender bijvoorbeeld doorverwijzen naar een collega, maar ook naar een FAQ of kennisbank op je site.

Een out of office is onmisbaar voor jezelf én voor de ander:

• De ander vraagt zich niet af waarom je niet antwoordt en of zijn e-mail wel goed is aangekomen.
• Je koopt er tijd mee voor jezelf en hoeft je niet verplicht te voelen om tijdens je vakantie je inbox te checken.
• Het bespaart je frustraties van klanten of collega’s. Ook voor hen is duidelijkheid prettig.

Overigens is in de praktijk maar liefst 74% van de Nederlandse ondernemers ook op vakantie nog aan het werk. Daarnaast laat een peiling van LinkedIn zien dat 26% van de Nederlanders bereikbaar blijft tijdens de vakantie. Een out of office-bericht kan een goed excuus zijn om deze vakantie écht een keer je laptop dicht te laten.

Zo schrijf je een goed afwezigheidsbericht

Een goed afwezigheidsbericht bevat in elk geval deze onderdelen:

1. een onderwerpregel;
2. een aanhef;
3. een vermelding van je afwezigheidsperiode;
4. de melding vanaf wanneer je weer bereikbaar bent;
5. een eventuele melding of je e-mails worden doorgestuurd;
6. een doorverwijzing naar waar de lezer wel terecht kan bij vragen;
7. een afsluiting.

Laten we die onderdelen een voor een langslopen:

1. Onderwerpregel

Een onderwerpregel mag natuurlijk niet ontbreken. Beperk die vooral niet tot één enkel woord, zoals ‘Afwezig’ of ‘Out of office’. Dat kan wat bot overkomen. Denk iets langer na over je onderwerpregel en bedenk eventueel iets creatiefs. Bijvoorbeeld:

• Razendsnelle reactie (of toch niet?)
• Be right back: vakantie t/m 8 augustus
• Een snelle reactie van onder de Spaanse palmbomen
• Morgen ben ik er weer (als je één vrije dag hebt)
• Heads-up: mijn collega helpt je graag verder

2. Aanhef

Laten we dat niet al te spannend maken. Je kunt kiezen voor ‘Beste meneer, mevrouw,’. Dat is alleen erg formeel in reactie op een collega waarmee je goed contact hebt. En het is ook niet heel genderinclusief. Een neutraler alternatief is ‘Beste mailer,’. Dat past altijd, wie er ook mailt.

3. Vermelding afwezigheidsperiode

De mailer wil waarschijnlijk vooral één ding: weten hoe lang jij afwezig bent en wanneer je wél weer achter je computer zit. Wees daar daarom lekker concreet over. Vermeld op z’n minst vanaf wanneer je weer aan het werk bent.

Blijf liever weg van vage omschrijvingen, waarbij de lezer zelf moet invullen of hij je wel of niet mag mailen. Zeg bijvoorbeeld niet “Ik check af en toe mijn mail, dus ik probeer je zo snel mogelijk te antwoorden.” De ander heeft dan geen idee of hij binnen een halve dag of binnen 5 dagen een reactie kan verwachten. Dan is het veel handiger als je de mailer doorverwijst naar een collega die wel aan het werk is.

4. Wanneer weer bereikbaar?

Soms heb je tot vrijdag vakantie en ben je vanaf de maandag of dinsdag daarna weer aan het werk. Dan is het ook handig om te laten weten vanaf wanneer je je e-mails weer beantwoordt.

5. Doorsturen e-mails?

Als je een collega hebt die min of meer hetzelfde werk doet, dan kun je je e-mails natuurlijk laten doorsturen. Althans, nadat je even hebt gecheckt of je collega het daar ook mee eens is. Maar veel mensen kiezen ervoor om e-mails niet door te sturen. In dat geval is het handig om dat ook in je out of office-mail te zetten met een vermelding als “Je e-mail wordt niet doorgestuurd”.

6. Doorverwijzing

Laat de mailer ook weten waar hij terecht kan bij vragen of dringende verzoeken. Misschien is er een collega die eventuele spoedvragen kan oppakken. Maar als dat niet het geval is, kun je de mailer ook doorverwijzen naar de klantenservice of naar andere hulpbronnen, zoals:

• de FAQ op je website;
• de online kennisbank met meer informatie;
• een gratis e-book dat je aanbiedt;
• een handige YouTube-video die je hebt gemaakt;
• een tutorial waar veel mensen interesse in hebben.

7. Afsluiting

Daar hoeven we niet veel woorden aan vuil te maken. Sluit de e-mail af met je standaard afsluiting en je e-mailhandtekening, zoals ‘Met vriendelijke groet’ of ‘Groet’.

Voorbeeld out of office voor vakantie

Dit is een voorbeeld van hoe een afwezigheidsbericht eruit kan zien:

Voorbeelden out of office-berichten die creatiever zijn

Nu is dit out of office-bericht natuurlijk vrij degelijk en behoorlijk kurkdroog. Misschien maak je er liever iets persoonlijks van. Dit is bij uitstek het type micro-content waarin je je (personal) branding kunt laten terugkomen. Je kunt meer schwung geven aan jouw out of office-mail, zeker als dat binnen de tone of voice van het bedrijf past.

Let wel op dat iedereen hetzelfde out of office-bericht ontvangt. Dus of de CEO van een klant nu mailt of de collega met wie je regelmatig leuke vrijmibo’s hebt, de out of office moet bij iedere mogelijke mailer passen. Maak het daarom ook weer niet te popiejopie als jij voor een chic advocatenkantoor werkt.

We brengen je graag op ideeën met een paar voorbeelden van out of office-berichten die net even anders zijn.

Voorbeeld 1

Voorbeeld 2

Voorbeeld 3

Do’s en don’ts voor out of office-berichten

Een creatief out of office-bericht is leuk, maar houd het natuurlijk wel netjes. Een paar dingen zijn absolute don’ts. Bijvoorbeeld:

• Praat niet negatief over je werk (“Gelukkig heb ik nu eindelijk vakantie!” of “Ik zit overspannen thuis.”).
• Wees niet te kort van stof (“Bedankt voor je mail, maar ik ben nu met vakantie.”)
• Geef mensen niet het gevoel dat ze je niet mogen mailen (“Alle e-mails die ik tijdens mijn vakantie ontvang, delete ik na afloop weer.”)
• Maak het niet onnodig lang (inclusief dromerige citaten, palmboomfoto’s en meer).
• Blijf niet vaag (“Af en toe lees ik mijn mail, maar het zou dus kunnen dat je langer op een reactie moet wachten.”)
• Stuur e-mail niet door naar je privémail. Mail vanuit je zakelijke e-mailadres. Dat oogt professioneler.

En wat moet je dan wel doen? Dit bijvoorbeeld:

• Houd het kort en praktisch.
• Wees eventueel creatief, maar ook weer niet zó creatief dat de lezer moet zoeken naar de daadwerkelijke boodschap van je e-mail.
• Stel eventueel verschillende out of office-mails in voor interne en externe ontvangers.
• Zorg dat je de lezer alsnog verder helpt, bijvoorbeeld door naar een collega door te verwijzen.
• Tel in de out of office een dag bij je vakantie op. Dan heb je nog één dag de tijd om je mailbox bij te werken zonder dat je direct weer gestoord wordt.
• Vergeet niet je out of office-bericht na terugkomst uit te zetten.

Hoe stel je een out of office-bericht in?

Bij een goed out of office-bericht stel je het zo in dat iedere mailer automatisch dit bericht ontvangt als antwoord op zijn e-mail in de periode dat je afwezig bent. Hiervoor kun je in mailprogramma’s als Outlook of Gmail een autoreply inschakelen. Dat werkt als volgt:

Out of office-bericht instellen in Outlook

1. Selecteer bij het tabblad ‘Beeld’ de optie ‘Instellingen weergeven’.
2. Ga naar ‘Accounts’ en dan naar ‘Automatische antwoorden’.
3. Klik op ‘Automatische antwoorden inschakelen’.
4. Vink ‘Alleen antwoorden verzenden tijdens een bepaalde periode’ aan en geef de begin- en eindtijd aan.
5. Stel het bericht in dat je naar mensen binnen en buiten je organisatie wilt versturen. Dit kunnen verschillende berichten zijn.
6. Klik op ‘Opslaan’. Nu is je out of office-mail ingesteld.

Out of office-bericht instellen in Gmail

Werk je met Gmail? Dan stel je een out of office-mail als volgt in:

1. Klik op ‘Instellingen’ en dan op ‘Alle instellingen bekijken’.
2. Klik op het tabblad ‘Algemeen’ en dan op ‘Automatisch antwoord’.
3. Vink hier ‘Automatisch antwoord staat aan’ aan.
4. Vul de begin- en einddatum, de onderwerpregel en je afwezigheidsbericht in.
5. Klik als laatste op ‘Wijzigingen opslaan’.

Regel jouw zakelijke e-mailadres binnen 2 minuten

Wil jij professioneel overkomen? Dan is niet alleen een afwezigheidsbericht, maar natuurlijk ook een zakelijk e-mailadres belangrijk. Gelukkig is dát zo geregeld via Hostnet. Al vanaf € 0,- per maand kun je bij ons terecht én kun je rekenen op 7 dagen per week support.

Lees verder

Meer weten over inboxen, IMAP en POP? Spiek dan ook eens bij deze artikelen:

• Gratis e-mail aanmaken: de 7 beste e-mailproviders vergeleken
• Een eigen e-maildomein aanmaken: zo doe je dat in 5 stappen
• Wat is e-mail hosting? [Uitgebreide gids]
• Welke soorten mailadressen heb je nodig?

Veelgestelde vragen

Wat is een goede out of office?

In een goede out of office-mail geef je de mailer duidelijkheid over hoe lang je afwezig bent en waar de mailer in de tussentijd moet zijn voor vragen. Een goede out of office is kort, vriendelijk en concreet, en helpt de ontvanger daadwerkelijk op weg.

Wat zet je in een automatisch antwoord als je ziek bent?

Ook als je ziek bent, kun je een afwezigheidsbericht instellen. Houd het in dat geval kort. Maak er een bericht van zoals: “Beste mailer, Bedankt voor je e-mail. Ik ben op dit moment ziek en kan daardoor helaas mijn e-mails niet beantwoorden. Zodra ik me beter voel, ontvang je zo snel mogelijk een reactie op mijn e-mail. Voor dringende vragen kun je mijn collega Sanne mailen op sanne@mailer.nl.”

Zet je een afwezigheidsbericht op als je ziek bent?

Ja, het is verstandig om een afwezigheidsbericht in te stellen als je ziek bent. Zo weet de mailer waarom hij nog geen reactie heeft ontvangen. Zet in het bericht iets als “Beste mailer, Helaas ben ik ziek en kan ik daarom je e-mail niet beantwoorden. Zodra ik beter ben, zal ik je e-mail zo snel mogelijk beantwoorden. Heb je een dringende vraag? Dan mag je daarvoor mijn collega Sanne mailen via sanne@mailer.nl.”

Heb jij nog een goed voorbeeld van een out of office-bericht? Laat het weten in de comments!